Informationsvakuum ger utrymme för spekulationer

När något så allvarligt och historiskt unikt inträffar som ett självmordsattentat i Stockholm city mitt under den hektiska julkommersen utan att polisen och ytterst företrädare för regeringen inte tar initiativet att sprida klarläggande information ger det utrymme för spekulationer bland medierna och allmänheten. Det är aldrig en önskvärd situation men ibland är informationsläget sådant att  man inte kan säga vare sig bu eller bä.

Med tanke på tidigare fadäser av både polismyndigheter och regeringar är utrymmet för misstag inte speciellt stort och förtroendet kan sjunka så snabbt och i sådan omfattning att man tappar initiativet. Men det finns ofta goda anledningar till att myndigheter och regeringsföreträdare ibland tar god tid på sig att lämna information som kan klarlägga skeendet.

Förundersökningssekretess

I Sverige precis som i andra länder finns stränga sekretessregler när man misstänker brott. Det säger sig självt att om polisen, åklagarna eller andra med insyn i förundersökningen går ut i media med information som kan förstöra viktiga bevis, försvåra förhör eller få personer att ta till flykten undan lagens långa arm så motverkar det självklart det av samhällets intresse att fånga förrövaren. Trots att media många gånger hävdar allmänintresset som skäl för spektakulära publiceringar är det ur allmänhetens synpunkt ännu viktigare att polisutredningar inte förstörs av pratglada individer med insyn i sekretessbelagda förundersökningar. Ett sätt att få kontroll på informationsspridningen är att hålla den inom en trång krets av pålitliga individer. På så sätt skaffar sig t ex åklagare och poliser ett informationsövertag genom att de styr vilken information media får ta del av.

Relationer till främmande makt

Ett annat skäl till att polisen, och då i synnerhet Säkerhetspolisen ofta är sparsamma med kommentarer kan vara att man fått informationen av samarbetspartners, alltså av andra länders säkerhetstjänster. Om sådan information sprids till media och allmänheten kan det orsaka svårigheter för Säkerhetspolisen att samarbeta med dessa länder i framtiden. Eftersom vi lever i en global värld där information sprids över jordklotet på några sekunder är det viktigt med diskretion. Om utländska säkerhetstjänster upplever att de inte kan lita på den svenska säkerhetspolisen då kan Sverige få svårare att förhindra och lösa brott som t ex är relaterad till terrorism eller grov organiserad brottslighet. Det kan också vara så att man har så kallad underrättelseinformation. Denna information kommer kanske från allmänheten, som är polisens viktigaste informationskälla till att lösa brott. Den kan också komma från pågående spaning eller annan övervakning som t ex telefonavlyssning. Det är i sådana sammanhang mycket viktigt att informationen inte sprids till media eller till obehöriga som avsiktligt eller av okunskap kan förstöra utredningen.

Även den svenska regeringen får information från andra länders företrädare på politisk nivå. Denna information kan innehålla uppgifter som påverkar förhållandet till främmande makt eller svenska intressen utomlands. Därför måste även den svenska regeringen vara försiktig med hur man handskas med den information man har att tillgå. Därför hemligstämplas ofta känslig information med hänvisning till rikets säkerhet. Tvärtemot vad många tror är inte Sverige trots offentlighetsprincipen ett så transparent land som det ofta påstås. Just på grund av offentlighetsprincipen är många myndigheter och regeringen mycket försiktiga med vad som dokumenteras och hur det bokförs (diariéförs) hos departementen och myndigheterna.

Osäker information

När en sådan händelse som självmordsattentatet i Stockholm inträffar startar en störtflod av information till nyhetsredaktioner, regeringen och andra myndigheter. Ett skäl till att en regering ibland måste vara försiktiga i sina kommentarer är att informationen inte är bekräftad. I Sverige är regeringsföreträdare noga med vilken information man väljer att kommentera för pressen. Dels kan orsaken vara att man inte kunnat få uppgifterna verifierade eller att man inte har hela bilden klar för sig. Ett annat kan vara att man inte vill skapa motsättningar mellan olika intressen eller grupper i samhället. Ett självmordsattentat utfört av en muslim från mellanöstern är självklart inte okontroversiellt för vare sig muslimska folkgrupper eller för de som betraktar sig som infödda svenskar. Om regeringsföreträdare gör oförsiktiga eller rentav felaktiga uttalanden kan man få allvarliga problem med vissa grupper i samhället. I värsta fall kan det leda till en oönskad eskalering av situationen som kan skapa ännu allvarligare och politiskt djupare problem för regeringen.

Hyperinformationssamhället

Det finns alltid en risk att man förlorar initiativet och att man hamnar i en reaktiv situation där man bara ägnar sig Ã¥t att ”släcka bränder” som anläggs av medias omättliga behov av information. Det är en balansgÃ¥ng mellan olika legitima intressen som blivit allt svÃ¥rare eftersom vi lever i ett hyperinformationssamhälle där en nyhet kan spridas över jordklotet pÃ¥ nÃ¥gra sekunder. Därför är det viktigt för alla aktörer, regeringar, myndigheter, företag och organisationer, att bedöma hur stor ”informationsfönster” man när en kris är pÃ¥ väg att utvecklas eller har inträffat. Informationsfönstret handlar i storlekt om timmar, inte dagar. När man börjar närma sig ett dygn utan information är det som att försöka simma med kläderna pÃ¥. Man rör sig klumpigt och fÃ¥r använda väldigt mycket krafter pÃ¥ att simma iland. När man väl nÃ¥tt land är man sÃ¥ trött att man mÃ¥ste hämta andan för att fortsätta. Man skakar av köld och chock, det tar en stund innan man fÃ¥tt pÃ¥ sig nÃ¥got varmt och Ã¥terfÃ¥tt kontrollen. PÃ¥ samma sätt är det med en organisation som hamnar i ett informationsunderläge. Det är som att kastas i sjön med kläderna pÃ¥. Hela organisationen skakas av krisen och hamnar i chock.

Därför är det så oerhört viktigt att ha förberett en informationsplan som innehåller både taktik och strategier. Ska man börja fundera på detta mitt under ett skarpt krisläge då är risken stor att man aldrig återfår kontrollen. Därmed tappar organisationen både självförtroende och självkänsla. Vad som är värre är att även utomstående, allmänheten, tappar förtroendet. De väljer istället att gå på medieuppgifter i kombination med sina latenta fördomar i att skapa sig en uppfattning och ett förhållningssätt till det som hänt. Sådana fördomar och förhållningssätt kan vara mycket svåra att lösa upp när de väl fått fäste hos en större grupp individer.

Därför är det ofta bättre att tidigt framträda i TV, radio och andra ledande media även om man egentligen inte har något att säga eller har möjlighet att kommentera några uppgifter. Media liksom allmänheten har större förståelse för ett sådant agerande än att man gör sig oanträffbar för journalister  i ett försök att själv sätta agendan. Att agera tidigt visar ansvarstagande, medkänsla och ger ett sympatiskt intryck. Man visar sin goda vilja. Naturligtvis gäller det att nästa framträdande inte dröjer allt för länge och att man under tiden arbetar så gott man förmår för att få fram information som man kan offentliggöra. Det kan vara bra att sätta ut tider för presskonferenser eller skriftliga uttalanden eftersom detta minskar trycket på de medarbetare som ska besvara medias frågor. Hemsidor och elektroniska nyhetsbrev ska också användas flitigt och förses med så utförlig information som möjligt.

Genom att arbeta proaktivt med krisförberedelser och kriskommunikation kan man undvika skadliga informationsvakuum som kan leda till att  kända varumärken urholkas eller till med förstörs bara för att man inte förmått hantera krisen på ett professionellt och rationellt sätt.